Opsætning af tekst ved brug af formatering

Forudsætningen for at du kan udnytte de nye smarte sidelayouts-redskaber i Word 2010 er at hele teksten er korrekt afsnitsformateret.

I det følgende lærer du:

Man kan let fristes til at bruge ekstra mellemrum, afsnitstegn og tabulatortegn, når man skal skabe den nødvendige afstand mellem ord, linjer og/eller grafik.

En tekst, der er "opstillet" på en sådan måde, er imidlertid tidskrævende at ombryde og dermed vanskelig at anvende i samarbejdsrelationer.

I stedet bør man formatere tekst, afsnit og anvende typografier.

Når man arbejder med afsnitsformatering, er det nødvendigt at vise afsnitsmærker og andre skjulte formateringsmærker.

  • Vælg fanen Startside | gruppen Afsnit

  • Tryk Vis alle

eller

  • Tast CTRL + Skift + 8

Herved vises afsnitstegn, mellemrum mv.

Et afsnit i WORD er al den tekst, der befinder sig mellem to afsnitstegn ¶.

Eksempler på uheldige layouts og korrekte formateringer.

Afstand mellem ord og bogstaver
Mellemrum
Tegnformatering

Afstand mellem afsnit
Afsnitstegn
Afsnitsformatering

Afstand i tabulatoropstillinger
Ekstra tabulatortegn
Justeret tabulator

Tvungne linjeskift

Når man taster Enter opretter man et nyt afsnit.

Der kan være situationer hvor man ønsker at fortsætte i en ny linje i samme afsnit. Det gøres ved at sætte et tvunget linjeskift.

  • Skriv følgende, idet hver de tre første linjer i hver strofe afsluttes med Skift + Enter og den fjerde med Enter:

Lille sky gik morgentur
på den blanke himmel
spejled sig i søens vand
så på verdens vrimmel.

Kunne ikke holde sig,
havde ingen potte,
lod det dryppe på en vej,
skønt den ikke måtte.

  • Anbring markøren i sidste strofe

  • Tryk   (Forøg indrykning) 2 gange

Nu skal teksten se ud som vist

 

Tvungne sideskift

Ny side fremkommer ved at taste CTRL + Enter

Nulstil formater og ombryd tekst

Nedenstående  tekst kan være afsnitsformateret korrekt eller den kan være sat op ved omstændelig brug af dårlig tekstbehandling.

Vigtig øvelse

Hvis du kan se formateringsmærker:

  • Vælg fanen Startside | gruppen Afsnit

  • Tryk Vis alle

Herved Skjules afsnitstegn, mellemrum mv.

  • Tast Ctrl+A (Marker hele teksten )

  • Tast Ctrl + mellemrum (Nulstil tegnformatering)

  • Tast Ctrl + Q (Nulstil afsnitsformatering)

Bemærk (se illustrationen herunder):

  • Format A bevarer opsætningen og nulstiller formatet af overskrifterne.

  • Format B bevarer overskriftstypografierne og nulstiller formatet af brødteksten.

Hvilket format er bedst?

Ud fra den betragtning at tekst er noget der skal bruges og genbruges i forskellige sammenhænge og måske af forskellige redaktører, er det klart at Format B er korrekt formateret, mens Format A er umulig at anvende i genbrugs- og samarbejdsrelationer.

Forklaringen på hvorfor de to formater opfører sig så forskelligt bliver klar, når vi tænder for Skjulte formateringsmærker.

Vi ser, at mellemrum, tomme afsnit og overflødige tabulatorer nærmest låser opsætningen, og hvis teksten skal ombrydes, må man møjsommeligt fjerne alle overflødige formateringsmærker.

Format B kan med få indstillinger få et helt andet layout til fx passer til kolonner (tidligere spalter)

  • Vælg fanen Sidelayout | gruppen Sideopsætning

  • Vælg Størrelse

  • Vælg A5

  • Omformater Format A

  • Omformater Format B

Hvilket format var nemmest at omformatere?

Rent bord

  • Åben teksten: Ombryd tekst.docx

  • Tast Ctrl+A (Marker hele teksten )

  • Vælg fanen Startside | gruppen Skrifttype

  • Tryk Ryd formatering

Bemærk (se illustrationen herunder): 

  • Format A bevarer opsætningen og  nulstiller formatet af Overskrifterne.

  • Format B nulstiller både overskriftstypografierne og formatet af brødteksten. Så er der helt rent bord.