Brevfletning

I denne øvelse lærer du.

En virksomhed vil sende indbydelser ud til en firmaskovtur. Indbydelserne skal udsendes som standardbreve til hver medarbejder. Medarbejdernes navne, adresser og partnere findes i en tabel, der er skrevet i Word. Deltagerne skal hver især komme med bidrag til fortæringen, som beskrevet i tabellen.

Nogle af indbydelserne skal sendes ud til enkeltpersoner andre til par. Derfor skal der i standardbrevet skelnes mellem tiltalemåderne "du" eller "I", "dig" eller "Jer".

  • Vælg fanen Forsendelser (1)

  • Tryk Start brevfletning (2)

 

  • Vælg Breve

  • Tryk Vælg modtagere(1)

  • Vælg Brug eksisterende liste (2)

Herved fremkommer boksen Vælg Datakilde med mappen Datakilder åbnet.

  • Marker dokumentet Medarbejdere.docx

  • Tryk Åbn

 

  • Anbring markøren i starten af tekstboksen

 

  • Vælg fanen Forsendelser | gruppen Skriv og indsæt felter

  • Tryk Adresseblok

Herved fremkommer boksen Indsæt adresseblok.

  • Tryk Match felter

 

 

Kolonnenavnene i tabellen skal matche feltnavnene.

  • Vælg Fnavn i rullelisten for Fornavn (1)

  • Vælg Enavn i rullelisten for Efternavn (2)

  • Vælg Postby i rullelisten for By (3)

  • Tryk OK i boksen Match Felter (4)

  • Tryk OK i boksen Indsæt Aadresseblok

 
Der indsættes nu en adresseblok hvor markøren stod.

  • Vælg fanen Forsendelser | gruppen Vis resultater

  • Tryk  Vis resultater

  • Anbring markøren lige før ! i Kære !

  • Fold rullelisten Indsæt fletfelt ud ved tryk på pil ned (1)

  • Vælg Fnavn (2)

Nu skal der stå "og" efter modtagernavnet hvis modtageren har en partner i tabellen og ellers ikke noget.

  • Vælg fanen Forsendelser | gruppen Skriv og indsæt felter

  • Tryk  Regler (1)

  • Vælg Hvis...Så...Ellers (2)

Herved fremkommer boksen Indsæt felt: Hvis

  • Vælg LedsagerFnavn i rullelisten for Feltnavn (1)

  • Vælg Forskellig fra  i rullelisten for Sammenligning (2)

  • Skriv " og " i feltet  Indsæt denne tekst: (3)

  • Tryk OK  (4)

Bemærk at feltet Sammenlign med: skal være tomt. Det betyder at betingelsen skal læses således:

"Hvis der står noget i feltet for ledsagerens fornavn i datakilden, skal der skrives "  og " derefter fornavnet på modtageren.

  • Fold rullelisten Indsæt fletfelt ud ved tryk på pil ned (1)

  • Vælg LedsagerFnavn

  • Marker teksten Du/I

 

  • Vælg fanen Forsendelser | gruppen Skriv og indsæt felter

  • Tryk  Regler (1)

  • Vælg Hvis...Så...Ellers (2)

Herved fremkommer boksen Indsæt felt: Hvis 

  • Vælg LedsagerFnavn i rullelisten for Feltnavn (1)

  • Vælg Forskellig fra  i rullelisten for Sammenligning (2)

  • Skriv "I " i feltet  Indsæt denne tekst: (3)

  • Skriv "Du " i feltet  Og ellers denne tekst: (4)

  • Tryk OK  (5)

 

  • Marker teksten dig/jer

 

  • Vælg fanen Forsendelser | gruppen Skriv og indsæt felter

  • Tryk  Regler (1)

  • Vælg Hvis...Så...Ellers (2)

Herved fremkommer boksen Indsæt felt: Hvis 

  • Vælg LedsagerFnavn i rullelisten for Feltnavn (1)

  • Vælg Forskellig fra  i rullelisten for Sammenligning (2)

  • Skriv " Jer " i feltet  Indsæt denne tekst: (3)

  • Skriv " dig " i feltet  Og ellers denne tekst: (4)

  • Tryk OK  (5)

 

  • Anbring markøren til før "til"

 

  • Fold rullelisten Indsæt fletfelt ud ved tryk på pil ned (1)

  • Vælg Medbring (2)

  • Tast mellemrum

 
Her ses resultatet af brevfletningens 1. post

  • Tryk Næste post  flere gange i gruppen Vis resultater

 

  • Vælg fanen Forsendelser | gruppen Udfør

  • Tryk  Afslut og flet (1)

  • Vælg Udskriv dokumenter (2)

Herved fremkommer boksen Flet til printer

  • Tryk OK

Du kan også flette til E-mail

  • Vælg fanen Forsendelser | gruppen Udfør

  • Tryk  Afslut og flet (1)

  • Vælg Send e-mail(2)

Herved fremkommer boksen Flet til printer

 

Herved fremkommer boksen Flet til e-mail

  • Åbn rullelisten (1)

  • Vælg Email(2)

 

  • Udfyld Emnelinjen (1)

  • Tryk OK (2)

 

Hvis du ønsker at flette alle brevene til et samlet dokument:

  • Vælg fanen Forsendelser | gruppen Udfør

  • Tryk  Afslut og flet (1)

  • Vælg Rediger enkelte dokumenter (2)

 

  • Tryk OK

 

Nu er alle brevene samlet i et dokument.