Outlook kursus

Outlook kan anvendes på to måder:

Som et "personligt" arbejdsredskab, hvor man i alt væsentligt anvender programmet til:

• E-mail
• Personligt adressekartotek
• Personlig kalender
• Opgaver som man tildeler sig selv

Sådan kan man anvende Outlook både på arbejdspladsen og på sin hjemmecomputer, hvor man er koblet op via en internetudbyder med en såkaldt POP3 konto. Ens Outlook-data vil da være gemt på Pc'en i et mappesystem i Outlook, der hedder Private mapper.

Ud over disse funktioner kan Outlook på en arbejdsplads, hvor medarbejdernes computere er forbundet med en Exchangeserver, byde på en række ekstra funktioner. Herunder følger de vigtigste.
I en sådan løsning ligger alle ens Outlook-data på den centrale server. Outlook sørger for at synkronisere brugerens Outlookdata med serveren, således at man fx kan arbejde videre med sine Outlook-data på sin bærbare på rejse eller andre steder, hvor man ikke kan komme on-line.

• Mødeindkaldelser
  En særlig E-mail-funktion, hvor man kan invitere en eller flere personer og/eller ressourcer til et møde. Funktionen giver mulighed for et samlet overblik over de inviteredes kalendere og den kan foreslå det næste mulige tidspunkt for mødet, hvor alle inviterede kan deltage.

• Opgavetildeling
  En særlig E-mail-funktion, hvor man kan tildele en anden person en opgave. Opgaven sendes som en mail og den indsættes automatisk både i modetagerens og ens egen opgaveliste på Outlooks forside (Outlook i dag). Opgavestilleren  modtager automatisk en mail, når opgaven er læst og når den er udført. Når den er udført forsvinder opgaven fra  Outlook i dag hos begge implicerede.

• Globale adresselister - Fælles adressekartotek -  Brugergrupper
  Man har mulighed for at adressere alle brugere, der er oprettet med postkasser på arbejdspladsens Exchangeserver. Administratorer kan oprette fælles adresselister af både interne og eksterne kontakter, som kan organiseres i grupper efter funktioner eller kategorier.

• Offentlige kalendere - Kalendere for ressourcer
  Medarbejderne kan oprette kalendere under offentlige mapper. Offentlige kalendere kan bruges til arrangementer o.l.  for arbejdspladsen og til booking af  ressourcer som fx bil,  kamera, AV-udstyr osv.

• Fælles dokumentbibliotek
  Medarbejderne kan gemme post af fælles interesse, mødeindkaldelser og -referater og andre typer dokumenter under Offentlige mapper

• Mulighed for at se hinandens kalendere
  Man kan give tilladelser til andre til at kigge og evt. også skrive i ens kalender. Aftaler som man selv har markeret som private kan ingen andre dog se indholdet af.

• Mulighed for at se hinandens post og adressekartoteker
  Man kan give tilladelser til andre til at kigge i ens post. Det kan være en vigtig funktion for en sekretær.

• Stedfortræderordning
  Hvis man opretter en postkasse for en ressource, fx et mødelokale, bør man oprette en stedfortræder, der kan acceptere eller afvise indkomne mødeindkaldelser.

• Mulighed for styring af rettigheder til offentlige mapper

Materiale især for superbrugere