Forsendelser

Brevfletning

I denne øvelse lærer du.

At fremstille et standardbrev hvor der automatisk indsættes navne fra en datakilde i brevet
At gøre brevfletningen intelligent, således at der skelnes mellem modtagere som enlige eller i par
At flette til brev
At flette til mail
At flette til et samlet dokument

En virksomhed vil sende indbydelser ud til en firmaskovtur. Indbydelserne skal udsendes som standardbreve til hver medarbejder. Medarbejdernes navne, adresser og partnere findes i en tabel, der er skrevet i Word. Deltagerne skal hver især komme med bidrag til fortæringen, som beskrevet i tabellen.

Nogle af indbydelserne skal sendes ud til enkeltpersoner andre til par. Derfor skal der i standardbrevet skelnes mellem tiltalemåderne "du" eller "I", "dig" eller "Jer".

*Download* teksterne: Indbydelse.docx Medarbejdere.docx Medarbejdere.accdb Anbring Medarbejdere.docx i mappen Datakilder, der findes i mappen Dokumenter Åbn Indbydelse.docx
Vælg fanen Forsendelser (1) *Tryk* Start brevfletning (2)
Vælg Breve
*Tryk* Vælg modtagere(1) Vælg Brug eksisterende liste (2) Herved fremkommer boksen Vælg Datakilde med mappen Datakilder åbnet.
*Marker* dokumentet Medarbejdere.docx *Tryk* Åbn
*Anbring* markøren i starten af tekstboksen
Vælg fanen Forsendelser \| gruppen Skriv og indsæt felter Tryk Adresseblok Herved fremkommer boksen Indsæt adresseblok.
*Tryk* Match felter
Kolonnenavnene i tabellen skal matche feltnavnene. Vælg Fnavn i rullelisten for Fornavn (1) Vælg Enavn i rullelisten for Efternavn (2) Vælg Postby i rullelisten for By (3) *Tryk* OK i boksen Match Felter (4) *Tryk* OK i boksen Indsæt Aadresseblok
Der indsættes nu en adresseblok hvor markøren stod.
Vælg fanen Forsendelser \| gruppen Vis resultater *Tryk* Vis resultater
*Anbring* markøren lige før ! i Kære !
*Fold* rullelisten Indsæt fletfelt ud ved tryk på pil ned (1) *Vælg* Fnavn (2) Nu skal der stå "og" efter modtagernavnet hvis modtageren har en partner i tabellen og ellers ikke noget.
Vælg fanen Forsendelser \| gruppen Skriv og indsæt felter *Tryk* Regler (1) Vælg Hvis...Så...Ellers (2) Herved fremkommer boksen Indsæt felt: Hvis
Vælg LedsagerFnavn i rullelisten for Feltnavn (1) Vælg Forskellig fra i rullelisten for Sammenligning (2) Skriv " og " i feltet Indsæt denne tekst: (3) *Tryk* OK (4) Bemærk at feltet Sammenlign med: skal være tomt. Det betyder at betingelsen skal læses således: "Hvis der står noget i feltet for ledsagerens fornavn i datakilden, skal der skrives " og " derefter fornavnet på modtageren.
*Fold* rullelisten Indsæt fletfelt ud ved tryk på pil ned (1) *Vælg* LedsagerFnavn
*Marker* teksten Du/I
Vælg fanen Forsendelser \| gruppen Skriv og indsæt felter *Tryk* Regler (1) Vælg Hvis...Så...Ellers (2) Herved fremkommer boksen Indsæt felt: Hvis
Vælg LedsagerFnavn i rullelisten for Feltnavn (1) Vælg Forskellig fra i rullelisten for Sammenligning (2) Skriv "I " i feltet Indsæt denne tekst: (3) Skriv "Du " i feltet Og ellers denne tekst: (4) *Tryk* OK (5)
*Marker* teksten dig/jer
Vælg fanen Forsendelser \| gruppen Skriv og indsæt felter *Tryk* Regler (1) Vælg Hvis...Så...Ellers (2) Herved fremkommer boksen Indsæt felt: Hvis
Vælg LedsagerFnavn i rullelisten for Feltnavn (1) Vælg Forskellig fra i rullelisten for Sammenligning (2) Skriv " Jer " i feltet Indsæt denne tekst: (3) Skriv " dig " i feltet Og ellers denne tekst: (4) *Tryk* OK (5)
*Anbring* markøren til før "til"
*Fold* rullelisten Indsæt fletfelt ud ved tryk på pil ned (1) *Vælg* Medbring (2) Tast mellemrum
Her ses resultatet af brevfletningens 1. post
*Tryk* Næste post flere gange i gruppen Vis resultater

Vælg fanen Forsendelser \| gruppen Udfør *Tryk* Afslut og flet (1) Vælg Udskriv dokumenter (2) Herved fremkommer boksen Flet til printer
Tryk OK
Du kan også flette til E-mail Vælg fanen Forsendelser \| gruppen Udfør *Tryk* Afslut og flet (1) Vælg Send e-mail(2) Herved fremkommer boksen Flet til printer
Herved fremkommer boksen Flet til e-mail *Åbn* rullelisten (1) Vælg Email(2)
*Udfyld Emnelinjen* (1) Tryk OK (2)
Hvis du ønsker at flette alle brevene til et samlet dokument: Vælg fanen Forsendelser \| gruppen Udfør *Tryk* Afslut og flet (1) Vælg Rediger enkelte dokumenter (2)
Tryk OK
Nu er alle brevene samlet i et dokument.

[Op] [Ret]